Guía de supervivencia para licitaciones: propuestas que ganan

Para las empresas que trabajan con la administración, casi todos los contratos importantes empiezan con una licitación. A una misma convocatoria pueden presentarse decenas de empresas, a veces muchas más. ¿Cómo se escribe la oferta que gana?

No escribiendo más. Las ofertas que ganan nacen de una estrategia mejor, una redacción más clara y una estructura que le pone fácil al evaluador darte puntos.

Empieza antes de que salga el pliego

Las mejores ofertas empiezan a prepararse antes de que se publique la convocatoria. Acude a las jornadas informativas y a las consultas preliminares al mercado, conoce al equipo de contratación y entiende qué intenta conseguir el organismo. Cuando salga el pliego, ya deberías saber qué le preocupa a su dirección. Así tu oferta puede responder a sus problemas, no solo a su lista de requisitos.

Lee sus notas de prensa recientes, las actas de sus órganos de gobierno y sus planes estratégicos. Si un organismo de transporte lleva meses hablando de igualdad, muestra cómo tu propuesta contribuye a resultados más justos, y hazlo dentro de la memoria técnica, no en un párrafo de relleno.

Escribe para quien evalúa

Quien evalúa suele puntuar muchas ofertas con poco tiempo. No lee por placer: compara tu oferta con una tabla de criterios. Pónselo fácil.

• Sigue los criterios de adjudicación. Usa apartados que coincidan con los criterios del pliego, en el mismo orden.
• Dedica las páginas a lo que puntúa. Si la experiencia vale un 30 %, la propuesta técnica un 40 % y el equipo un 30 %, reparte la extensión igual.
• Empieza por tu mejor argumento. En la primera frase de cada apartado, no en la última.
• Haz que lo importante se encuentre. Usa listas breves y tablas. Tres viñetas con la experiencia de tu jefa de proyecto, tu control de calidad y cada cuánto vas a informar valen más que 500 palabras sobre gestión de proyectos.

Cuenta una sola historia

Muchas ofertas parecen un montón de textos reciclados: una historia de la empresa genérica, currículos genéricos y una metodología genérica. Las que ganan cuentan una sola historia. Conectan el reto del organismo con la experiencia concreta de tu equipo y muestran con claridad cómo va a salir bien el proyecto.

Empieza con un buen resumen ejecutivo. Suele ser lo más leído, así que úsalo para demostrar que entiendes el proyecto, qué te diferencia y cómo lo abordarías. Después, respáldalo con proyectos anteriores de alcance y complejidad parecidos. Una presentación de capacidades dice “podemos hacerlo”. Un ejemplo concreto dice “ya lo hemos hecho, y así le fue al cliente”.

No pierdas por un error de forma

La mayoría de las ofertas excluidas caen por motivos sencillos: falta un documento, se pasa de páginas, no acredita un requisito obligatorio o llega tarde. Todo eso se puede evitar.

• Haz una lista de comprobación a partir del pliego antes de escribir una sola palabra.
• Nombra a una persona responsable de la documentación y a otra de los plazos.
• Reserva las últimas 48 horas para que alguien que no haya participado lo lea entero. Unos ojos frescos ven lo que unos cansados pasan por alto.

Cuenta con quien sabe escribir

Redactar ofertas es un oficio en sí mismo. La ingeniera que hace un trabajo excelente no siempre es la persona ideal para contarlo. Alguien que escribe de forma profesional y entiende cómo piensa la administración puede convertir tu experiencia en una oferta clara, convincente y fácil de puntuar.

La contratación pública es competitiva, pero con la preparación adecuada tu oferta no tiene por qué ser una apuesta perdida.

Te ayudamos a planificar, redactar y maquetar tus ofertas. Si tienes una licitación a la vista, cuéntanoslo.